Cómo Llenar el Formulario W-9: Guía Paso a Paso (2026)
La guía definitiva línea por línea para completar el Formulario W-9 del IRS correctamente. Para contratistas independientes, freelancers, propietarios únicos y dueños de LLC.
- Línea 1 requiere su nombre legal personal tal como aparece en los registros del IRS.
- Línea 2 es para su nombre comercial o DBA (déjela en blanco si opera bajo su nombre personal).
- Las LLC de un solo miembro ingresan el nombre del propietario en la Línea 1 y el nombre de la empresa en la Línea 2.
- Línea 3b es una nueva casilla para entidades pass-through con socios extranjeros (Rev. Marzo 2024).
- Línea 4: Los códigos de exención (1–13) son para corporaciones exentas; los individuos dejan este campo en blanco.
- Parte I requiere un TIN de 9 dígitos: SSN (XXX-XX-XXXX) o EIN (XX-XXXXXXX).
- Parte II requiere firma legal bajo pena de perjurio para evitar retención de respaldo obligatoria del 24%.
Resumen Ejecutivo: Lista de Verificación del Formulario W-9
- Línea 1: Siempre ingrese su nombre legal personal o nombre de entidad tal como está registrado en los archivos del IRS.
- Línea 2: Ingrese su nombre comercial, DBA, o nombre de LLC (solo si es diferente de la Línea 1).
- Línea 3a: Seleccione su clasificación fiscal federal (Individual, LLC, Corporación C, Corporación S, Sociedad, Fideicomiso).
- Línea 3b: Marque si la entidad pass-through tiene socios extranjeros directos o indirectos (requisito Rev. Marzo 2024).
- Línea 4: Ingrese códigos de exención (1–13 / A–M) si es exento; individuos y propietarios únicos dejan en blanco.
- Líneas 5–6: Ingrese la dirección postal donde su pagador enviará el Formulario 1099-NEC.
- Parte I: Ingrese su Número de Seguro Social (SSN) o EIN de 9 dígitos.
- Parte II: Firme y feche certificando bajo pena de perjurio para evitar la retención obligatoria del 24%.
¿Qué Es el Formulario W-9 y Por Qué Lo Solicitan?
El Formulario W-9 del IRS (Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación) es el documento oficial federal utilizado por empresas, clientes e instituciones financieras para recopilar el nombre legal certificado, clasificación fiscal, dirección y Número de Identificación del Contribuyente (SSN o EIN) de contratistas independientes, freelancers, vendedores y LLCs en EE. UU. que reciben pagos de $600 o más en un año calendario. El Formulario W-9 no retiene impuestos; los pagadores lo guardan en sus archivos contables para emitir correctamente el Formulario 1099-NEC al final del año fiscal y prevenir la retención de respaldo obligatoria del 24% bajo 26 U.S.C. § 3406.
A diferencia del Formulario W-4 para empleados (donde los empleadores calculan la retención de impuestos sobre nómina), el Formulario W-9 establece que usted es un trabajador independiente no asalariado. Usted recibe el 100% de sus ingresos brutos y asume la responsabilidad total de calcular y pagar los impuestos de autoempleo (SECA) y los pagos estimados trimestrales.
Tabla de Referencia Rápida de Campos del Formulario W-9
Cada sección del Formulario W-9 tiene un propósito legal específico. Use esta tabla maestra para identificar los datos exactos requeridos en cada línea:
| Campo | Qué Ingresar | Reglas del IRS |
|---|---|---|
| Línea 1: Nombre Legal | Su nombre personal o de entidad registrada | Debe coincidir con su declaración de impuestos federal. Propietarios de LLC de un solo miembro DEBEN escribir su nombre personal. |
| Línea 2: Nombre Comercial | DBA, nombre comercial, o nombre de LLC | Opcional para individuos. Las LLC de un solo miembro escriben el nombre de la empresa aquí. |
| Línea 3a: Clasificación Fiscal | Marque UNA casilla de clasificación | Individual, Corp C, Corp S, Sociedad, Fideicomiso, o LLC (especifique C, S, o P). |
| Línea 3b: Socios Extranjeros | Casilla para entidades pass-through | Marque solo si su sociedad, fideicomiso o LLC tiene socios extranjeros (IRC § 1446). |
| Línea 4: Exenciones | Código de exención (1–13) o FATCA (A–M) | Individuos y propietarios únicos dejan en blanco. Para corporaciones y organizaciones sin fines de lucro. |
| Líneas 5 y 6: Dirección | Dirección, ciudad, estado y código postal | La dirección donde su cliente enviará el Formulario 1099-NEC. Se acepta P.O. Box. |
| Parte I: ID Fiscal (TIN) | SSN de 9 dígitos (XXX-XX-XXXX) o EIN (XX-XXXXXXX) | Debe coincidir con el nombre legal de la Línea 1 para pasar la verificación automática del IRS. |
| Parte II: Certificación | Firma física o electrónica digital | Certifica bajo pena de perjurio que su TIN es correcto y no está sujeto a retención de respaldo. |
Instrucciones Paso a Paso (Líneas 1 a 7 + Partes I y II)
Línea 1: Nombre (Como Aparece en Su Declaración de Impuestos Federal)
Ingrese su nombre legal completo exactamente como aparece en su declaración anual de impuestos federales. Nunca ingrese un apodo, abreviatura comercial, o DBA en la Línea 1.
- Individual / Propietario Único: Ingrese su nombre personal completo (ej: María García López).
- LLC de Un Solo Miembro (Entidad No Considerada): Ingrese el nombre personal legal del propietario en la Línea 1. NO ponga el nombre de la LLC aquí.
- Corporación / Sociedad: Ingrese el nombre legal de la entidad tal como fue registrado en los Artículos de Incorporación o Acuerdo de Sociedad.
Línea 2: Nombre Comercial / Nombre de Entidad No Considerada
Ingrese su DBA (Doing Business As), nombre comercial registrado, o nombre de entidad no considerada si es diferente de la Línea 1.
Ejemplo: Si usted es propietario de una LLC llamada Servicios Creativos Luna LLC y su nombre personal es María García, escriba María García en la Línea 1 y Servicios Creativos Luna LLC en la Línea 2. Si opera bajo su nombre personal sin entidad comercial, deje la Línea 2 en blanco.
Línea 3a: Clasificación Fiscal Federal
Marque solo UNA casilla principal que represente su clasificación fiscal federal:
Freelancers, contratistas independientes y trabajadores por cuenta propia que no han formado una LLC o corporación.
Entidades incorporadas con estructura corporativa formal. Marque C o S según su elección fiscal registrada con el IRS.
Marque LLC y especifique: C (Corporación C), S (Corporación S), o P (Sociedad). Las LLC de un solo miembro marcan "Individual".
Entidades con múltiples propietarios o fideicomisos/herencias administradas bajo acuerdos legales formales.
Línea 3b: Certificación de Socios Extranjeros
La Línea 3b fue introducida en la revisión de Marzo 2024 del IRS. Esta casilla aplica únicamente a entidades pass-through (sociedades, fideicomisos, o LLCs de múltiples miembros) que tienen socios, propietarios o beneficiarios extranjeros directos o indirectos sujetos a retención bajo la Sección 1446 del Código de Rentas Internas (IRC).
Línea 4: Códigos de Exención (Si Aplica)
La gran mayoría de contratistas individuales, freelancers y propietarios únicos dejan la Línea 4 completamente en blanco. Los códigos de exención solo aplican a ciertas corporaciones, organizaciones exentas de impuestos, o entidades financieras que están legalmente exentas de retención de respaldo o declaración FATCA.
Líneas 5 y 6: Dirección Postal Completa
Ingrese su dirección física o apartado postal (P.O. Box) completa, incluyendo calle, ciudad, estado y código postal de 5 dígitos. Esta es la dirección donde su cliente o pagador enviará el Formulario 1099-NEC al final del año fiscal.
Consejo: Si cambió de dirección recientemente, envíe un nuevo W-9 actualizado a todos sus clientes activos para asegurarse de recibir correctamente sus formularios 1099.
Línea 7: Números de Cuenta (Opcional)
Este campo es opcional y generalmente lo solicitan bancos, instituciones financieras, o plataformas de corretaje para vincular cuentas específicas a esta certificación W-9. La mayoría de los contratistas independientes pueden dejar este campo en blanco.
Parte I: Número de Identificación del Contribuyente (TIN)
Ingrese su Número de Identificación del Contribuyente de 9 dígitos. Use su Número de Seguro Social (SSN con formato XXX-XX-XXXX) si es individuo, o su Número de Identificación del Empleador (EIN con formato XX-XXXXXXX) si opera una empresa.
Parte II: Certificación y Firma Electrónica
Firme y feche el formulario. Al firmar, usted certifica bajo pena de perjurio que: (1) su número de identificación del contribuyente es correcto, (2) no está sujeto a retención de respaldo, y (3) es ciudadano estadounidense o persona extranjera residente.
LLC de Un Solo Miembro — Flujo de Decisión
Si usted es propietario de una LLC de un solo miembro, siga este flujo de decisión para llenar correctamente el Formulario W-9:
¿Su LLC tiene un solo propietario (usted)? → Si la respuesta es SÍ, el IRS la considera una "Entidad No Considerada" (Disregarded Entity).
Escriba su nombre personal legal en la Línea 1 (NO el nombre de la LLC).
Escriba el nombre de su LLC en la Línea 2 como nombre comercial.
En la Línea 3a, marque "Individual/sole proprietor or single-member LLC" como su clasificación fiscal.
Use su SSN o EIN en la Parte I. Si tiene un EIN para la LLC, puede usarlo para mayor privacidad.
SSN vs. EIN: Proteja Su Privacidad
Comparación entre usar su Número de Seguro Social (SSN) y un Número de Identificación del Empleador (EIN) en el Formulario W-9:
| Criterio | SSN | EIN |
|---|---|---|
| Privacidad | Expone su número personal | Protege su identidad |
| Costo | Ya lo tiene | Gratuito en IRS.gov |
| Quién lo usa | Individuos sin empresa | LLC, corporaciones, propietarios únicos |
| Riesgo de robo de identidad | Alto — compartido con clientes | Bajo — número exclusivo empresarial |
5 Errores Críticos a Evitar en el Formulario W-9
Las LLC de un solo miembro DEBEN poner el nombre del propietario en la Línea 1. El nombre de la LLC va en la Línea 2. Esto es la causa principal de avisos CP2100 del IRS.
Las LLC de un solo miembro marcan "Individual/sole proprietor". Las LLC con múltiples miembros marcan "LLC" y especifican el tipo (C, S, o P).
El SSN o EIN de la Parte I debe coincidir con el nombre de la Línea 1. Una discrepancia activa la retención automática del 24%.
Un W-9 sin firma es inválido. El pagador está obligado a activar la retención de respaldo del 24% si no recibe un W-9 firmado.
El W-9 contiene información fiscal sensible (SSN/EIN). Si debe enviarlo electrónicamente, use un archivo PDF protegido con contraseña o un portal seguro.
Fuentes Legales y Referencias del IRS
Esta guía también está disponible en inglés
This guide is also available in English
Más Recursos en Español
Descargue, llene y firme el Formulario W-9 oficial del IRS en PDF gratis.
Preguntas Frecuentes sobre W-9Respuestas verificadas a las preguntas más comunes sobre el Formulario W-9 del IRS.
Generador W-9 en Línea GratisComplete y firme electrónicamente su W-9 con 100% de privacidad del lado del cliente.